Toepassen van het analyse-instrument

De analyse van deze vijf thema's biedt aanknopingspunten voor de inrichting en de besturing van het facilitair bedrijf. Tevens is zij de basis voor de innovatie en het herontwerp van het facilitair dienstonderdeel. De analyse volgt drie stappen.

Stap 1 De eerste stap omvat het analyseren van de verschillende taakvelden binnen de facilitaire organisatie en het opzetten van een matrix. Horizontaal staan de vijf aspecten en verticaal worden de verschillende taakvelden benoemd.

Stap 2 In de tweede stap wordt per taakveld geanalyseerd door de vijf aspecten uit het schema toe te passen.Dit levert een overzicht op van alle issues en keuzes per taakveld.

Stap 3 In de derde stap wordt op basis van het schema een gewenste situatie vastgesteld. In het uitwerken van de aspecten per taakveld wordt uiteraard rekening gehouden met de wensen en behoeften van belanghebbenden, waaronder de interne afnemers, externe partijen en het topmanagament. Er is nu een overzicht van de bouwstenen binnen het streefbeeld voor de facilitaire functie. De keuzes die binnen de thema's in het model worden gemaakt zijn bepalend voor de wijze waarop facilitaire instrumenten worden ingevuld en gebruikt. Ter illustratie zijn, met gebruik van het analyse schema, voor enkele taakvelden binnen het facilitair bedrijf enkele belangrijke vragen benoemd. Deze vragen zijn uiteraard niet volledig en zijn afhankelijk van het taakveld, de organisatie, de branche, of de sector waarin zij wordt toegepast.

Toegepast op Reikwijdte

Huisvesting

  • Welke factoren (sociale, functionele, management) bepalen de noodzakelijke vraag naar ruimte per werknemer, per klant, eenheid van productie?
  • Op welke wijze beïnvloeden deze factoren de portfolio?


Documentbeheer (w.o. Post en archief)
  • Welke (wettelijke) kaders hanteren wij ten behoeve van documentbeheer?
  • Hoe geven wij vorm aan de noodzaak om informatie (digitaal) te bewaren (centrale kennissysteem)?
  • Zijn wij een onderdeel van het onderdeel automatisering, zijn wij onderdeel van algemene voorzieningen of zijn wij een zelfstandige productie-eenheid?


Inkoop en logistiek
  • Wat produceren wij zelf, versus wat kopen wij in en hoe bereiken wij daarmee flexibiliteit en borgen wij de continuïteit?
  • Welk deel van inkoop valt onder de productie-afdeling en wat valt onder Facilitaire Zaken?


Algemene facilitaire dienstverlening
  • Op welke wijze dragen wij bij aan het succes van de totale organisatie en wat betekent dat voor de integrale afweging en aansturing van de aangeboden facilitaire diensten?

Toegepast op Specificatie

Taakveld Huisvesting

  • Hoe verdelen wij de beschikbare ruimte onder de productie-onderdelen?
  • Welke service-voorzieningen kunnen wij aanbieden?


Documentbeheer (w.o. Post en archief)
  • Op welke wijze hebben medewerkers toegang tot documentatie?
  • Welke richtlijnen hanteren wij voor de in- en uitgaande post?


Inkoop en logistiek
  • Bieden wij een inkoopconsulent aan de productieafdelingen aan?
  • Hoe adviseren wij de productie-afdelingen?


Algemene facilitaire dienstverlening
  • Op welke tijdstippen verzorgen wij catering, schoonmaak en dergelijke?
  • Wie is geautoriseerd voor welke producten en diensten?
  • Hoe onderscheiden we producten en diensten voor collectief en individueel belang.

Toegepast op Uitbesteden

Taakveld Huisvesting
  • Wat realiseren wij (in termen van besparing of verlies) als wij ons exploitatiemanagement uitbesteden?
  • Bezitten wij de gebouwen zelf of leasen wij deze via een partnerschap?
Documentbeheer (w.o. Post en archief)
  • Kunnen wij documentbeheer wel uitbesteden?
Inkoop en logistiek
  • Voor welke inkoopproducten is Facilitaire Zaken regisseur en adviseur?
Algemene facilitaire dienstverlening
  • Op welke wijze richten wij onze frontoffice in relatie tot de backoffice in?
  • Hoe stemmen wij de interne vraag af op onze dienstverlening met inachtneming van de kernfunctie van de organisatie?

Toegepast op Beheer

Taakveld Huisvesting
  • Hoe passen wij de bestaande gebouwen aan onze (toekomstige) behoefte aan?
  • Hoe flexibiliseren wij onze portfolio?
Documentbeheer (w.o. Post en archief)
  • Op welke wijze hebben medewerkers toegang tot documentatie?
  • Welke richtlijnen hanteren wij voor de in- en uitgaande post?
Inkoop en logistiek
  • Welke methoden hanteren wij voor inkoop en aanbesteding?
  • Hoe bewaken wij de kosten binnen inkoop?
  • Op welke wijze is contract-beheer georganiseerd?
Algemene facilitaire dienstverlening
  • Hoe beheersen en borgen wij de kwaliteit van de facilitaire voorzieningen?
  • Hoe bewaken wij het kennis en vaardigheidsniveau van de medewerkers ten behoeve van Facility Management

Toegepast op Responsiviteit

Taakveld Huisvesting
  • Hoe communiceren wij onze prestatie in termen van gebruik?
  • Hoe spelen wij in op de (toekomstige) behoefte aan alternatieve werkplekken
Documentbeheer (w.o. Post en archief)
  • Hoe anticiperen wij op verdere digitalisering?
  • Hoe versterken wij de bibliotheekfunctie binnen het primair proces?
  • Op welke wijze realiseren wij de toegevoegde waarde van intra-net?
Inkoop en logistiek
  • Hoe kan inkoop aansluiten bij de (toekomstige) behoefte van de primaire organisatie?
  • Op welke wijze communiceren wij ons inkoopbeleid?
Algemene facilitaire dienstverlening
  • Hoe informeren wij onze (gedifferentieerde) klanten over onze dienstverlening?