Use case: bedrijfsfusie in dezelfde branche (15 november 2021)

Gebruik van DID, een voorbeeld

Hieronder een voorbeeld waarin we het gebruik van het DID ‘denken’ toepassen op een use case: fusie van twee bedrijven in zelfde branche. Het is ‘hoog-over’ omdat de analyse meer tijd en werk kost dan dat we in dit voorbeeld opnemen. We hebben het voorbeeld geordend naar vijf vragen:

1. Wat is het informatievraagstuk?
2. In welk DID-domein bevindt zich dit vraagstuk?
3. Bekijk het vraagstuk binnen dit Domein vanuit de vier Perspectieven
4. Wat betekent dit voor de volgende domeinen in het DID model?
5. Hebben we het vermogen om onze strategie te realiseren?

1. Wat is het informatievraagstuk?

Bij deze fusie is sprake van twee organisaties met een vergelijkbare business maar twee verschillende (in de loop van de tijd grotendeels geautomatiseerde) informatievoorziening. Om de business efficiënt en effectief te ondersteunen is het wenselijk om de verschillende invullingen van de informatievoorzieningen te harmoniseren. Hiermee wordt het resultaat voor de klanten van de business meer eenduidig en meer voorspelbaar (wat leidt tot meer tevreden klanten).

Het betreft dus zowel de wijze waarop BIM is georganiseerd als de wijze waarop BIM wordt toegepast.

2. In welk DID-domein bevindt zich dit vraagstuk?

Het is een gevolg van de fusie dat beide BIM werkzaamheden (en wellicht de organisatieonderdelen) te harmoniseren en te integreren. Dit lijkt een vraagstuk dat beter past in het Strategiedomein dan in het domein Verbetering. Immers in het domein ‘Verbetering’ ligt de focus op het analyseren en het verbeteren van de bestaande informatievoorziening. In het domein ‘Strategie’ ligt de focus op de inrichting van de business informatie management voor de komende periode.

3. Bekijk het vraagstuk binnen dit Domein vanuit de vier Perspectieven

De vier DID perspectieven zijn Business, Data, Services en Technologie.

• vanuit business: -> Wenselijk is dat alle business activiteiten overal op dezelfde wijze ondersteunt worden vanuit informatievoorziening. Wat betekent dat in de huidige situatie voor onze nieuwe inrichting van BIM. Kiezen we bijvoorbeeld voor een van de twee werkwijzen of maken we meteen gebruik van de mogelijkheid voor één nieuwe BIM werkwijze en inrichting?
• vanuit data -> De data is op verschillende manieren gestructureerd (en ongestructureerd 😉 ) en bevindt zich op verschillende plaatsen. De definities van de data is ook niet overal hetzelfde. Denk bijvoorbeeld aan een datum, welke in het ene systeem genoteerd wordt als dd-mm-yyyy en in het andere systeem als mm-dd-yyyy. Maar ook aan velden welke in het ene systeem wel voorkomen en in het andere niet zoals “middle name” en “tussenvoegsel” welke in een deel van de informatievoorziening gebruikt worden, en in een ander deel niet. En wat dacht je van het ene deel van de informatievoorziening waar slechts één valuta voorkomt en een ander deel waar gekozen kan worden en de standaard een ander valuta is dan in het andere deel.
• vanuit services -> Harmonisatie leidt er wellicht ook toe dat de service definities moeten worden aangepast. Dit zal bijdragen aan een efficiëntere dienstverlening. Welke zijn dat dan, en hoe krijgen die vorm?
• vanuit technologie -> In een deel van de geautomatiseerde informatievoorziening worden cloudoplossingen gebruikt, in een ander deel lokale systemen en zelfs niet geautomatiseerde systemen (bijvoorbeeld in een kast gearchiveerde contracten). Daarnaast is ook de toegang zeer divers ingeregeld. Dit gaat van een toegangspas tot twee factor authenticatie.

4. Wat betekent dit voor de volgende domeinen in het DID model?

Als je bezig bent met de analyse vanuit het domein Strategie houdt je met een schuin oog rekening met de gevolgen van keuzen. Wellicht moeten nieuwe afspraken worden gemaakt ten aanzien van het technische interoperabiliteit of standaarden of verantwoordelijkheden. Dit soort vragen moeten worden beantwoord in het domein Governance. Aan de andere kant hebben strategische keuzen ook gevolgen voor de implementatie (voorbereid en uitgevoerd in het domein Verbetering) bijvoorbeeld in termen van tijd en geld en de verwachte baten. Dat brengt ons bij vraag 5.

5. Hebben we het Vermogen om onze strategie te realiseren?

De keuzen die worden gemaakt hebben consequenties. Maar nog belangrijker, hebben we in de organisatie voldoende middelen beschikbaar (aard en omvang) om deze strategie te realiseren? Hebben we voldoende Vermogen binnen de organisatie (capabilities) en past dit binnen wat we nodig hebben (need), waarvoor we staan (missie/ doelstellingen) en de toegevoegde waarde die het heeft (waarde).

Samenvattend

Door de fusie zullen de bedrijfsprocessen opnieuw gedefinieerd worden (uiteraard zonder goede dingen weg te gooien). Het resultaat hiervan zal zich vertalen naar verschillende informatiestromen in de bedrijfsprocessen en dus aanpassingen in de informatievoorziening.

Uiteraard is deze analyse een aanzet. Het is duidelijk dat voor een volledige analyse je uiteraard meer tijd (en informatie) nodig hebt. Onze ervaring is dat een dergelijke analyse heel goed met een klein team uitvoert waarbij je het DID model als ‘canvas’ gebruikt. Daarover de volgende keer meer.