Waarom Regiebureau
Waarom spreek ik over een regiebureau en niet over bijvoorbeeld demand-supply of vendor management?
Elke organisatie gebruikt een andere naam voor regievoeren en regie houden op de relaties met de op afstand geplaatste diensten of delen daarvan. Binnen organisaties worden daar allerlei namen voor regisseren of onderdelen daarvan gebruikt. Zo wordt bijvoorbeeld gesproken over de retained organisation, opdrachtgeverschap, vraag- en aanbodbundeling en -sturing, contracthoudersberaad, servicemanager, demand-supply organisatie, contractmanagement, demandmanagement, intelligent customer function, technical coordination team of service integration team, vendor control.
Het maakt mij niet uit hoe je regievoeren of regie houden op verzakelijkte relaties noemt. In alle gevallen moeten de maatregelen die nodig zijn om de bijbehorende regietaken te vervullen, het vaststellen en controleren van de procedures, realiseren dat de betrokken medewerkers beschikken over de juiste competenties, overleggen met vragers en aanbieders ergens in rollen binnen de organisatie zijn belegd. Elke organisatie heeft deze rollen meestal (en niet altijd bewust) op verschillen plaatsen bij verschillende afdelingen ingevuld. Effectief regie voeren op uitbestede uitvoering vraagt inzicht in te nemen maatregelen, in de daaruit voortvloeiende rollen, en in de samenhang van de maatregelen en rollen binnen de organisatie.
Het betreft structurele inzichten hoe om te gaan met klanten en leveranciers, hoe je prestaties meet en hoe je een dergelijk proces financieel afhandelt. Je maakt altijd afspraken met je klanten, je vertaalt het werk altijd in een gestandaardiseerde aanpak, je onderhandelt altijd met externe dienstverleners en je controleert altijd op de prestaties. En deze structurele oplossingen vertaal je naar standaard werkwijzen, procedures, en standaard processen en zijn een terugkerend patroon dat in diverse situaties terugkomt.
Dit zijn bouwstenen of ingrediënten die in elke situatie worden gebruikt om het regievoeren of regie houden in te richten. De wijze waarop ingrediënten worden samengevoegd bepaalt hoe de regiefunctie binnen de organisatie eruit ziet. Het uitgangspunt is daarom dat de inrichting van de regiefunctie per organisatie verschillend is, maar dat de ingrediënten voor het regiebureau waar elke organisatie uit kan kiezen vergelijkbaar zijn. En omdat het ook niet uitmaakt hoe een organisatie het noemt hanteer ik het woord Regiebureau als concept om de ingrediënten of bouwstenen en de samenhang te duiden. Dat is net gemakkelijk en voorkomt verwarring over woorden of begrippen.