Meer functionaliteiten

Receptie

De receptie beheert de registratie van komst en vertrek van bezoekers en de uitgifte van tijdelijke toegangspassen. Deze registratie moet gekoppeld zijn aan de personenbeheer-, en reserveringenmodules van het FMIS. Tevens kan de receptie bedrijfspassen van werknemers, bij weigering van het toegangssysteem, verifiëren op geldigheid. Via het FMIS heeft de beveiligingsfunctie aan de receptie toegang tot de bedrijfskaartfoto's van de medewerkers. Voor de receptiefunctie is het vooral van belang dat het FMIS overzichten kan genereren van de belangrijkste bijeenkomsten (en hun bezoekers) zodat een adequate roosterplanning op basis van het aanbod (bezoekers) gemaakt kan worden.

Koppeling met toegangscontrole

Door het FMIS te koppelen aan het toegangscontrolesysteem (indien aanwezig) kan het FMIS door de receptie tevens gebruikt worden als een aanwezigheidsregistratiesysteem. Door informatie uit het FMIS via het intranet (zie Zelfservice) beschikbaar te maken kan zo ook een telefoon-, aanwezigheidslijst online aangeboden worden.

Sleutelbeheer

In het sleutelbeheer worden de uitgifte en inname van sleutels en beheer van cilinders georganiseerd. Sleutelbeheer beheert alle sleutels en sloten die in omloop zijn. Door middel van het beheer wordt bijgehouden wie een sleutel in bezit heeft, wanneer deze moet worden ingeleverd en de geschiedenis van de sleutels en sloten. Het beheer kan gekoppeld worden aan personenbeheer, zodat er automatisch een melding wordt gegenereerd indien een persoon gearchiveerd moet worden en nog in bezit van een sleutel is.

Toegangscontrole

Wanneer een organisatie gebruik maakt van een toegangscontrolesysteem met bedrijfskaarten, dan kunnen deze kaarten ook gezien worden als sleutels. Het is van belang dat de verschillende beveiligde compartimenten van een gebouwencomplex geconfigureerd zijn in de module Sleutelbeheer. Wanneer dan vanuit de Personen module een rapportagelijst opgesteld wordt, dan kan hierin ook direct worden meegenomen tot welke compartimenten een persoon toegang heeft.
De registratie van de verschillende compartimenten (en hun gebruikers) kan vaak niet op een eenvoudige manier in een toegangscontrolesysteem verwerkt worden (deze systemen bieden vaak maar een zeer beperkte eendimensionale groepsindeling; een Sleutelbeheermodule van een FMIS geeft dan vaak net een extra abstractieniveau waardoor de verschillende functies (en daarmee hun autorisaties tot compartimenten) binnen een bedrijfsomgeving hiërarchisch ingedeeld kunnen worden.

Huisvesting en techniek

De activiteit huisvesting en techniek is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de huisvesting en de gebouwgebonden installaties. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor verbouwingen, verhuizingen en onderhoud. Tevens is het beheer van de telecommunicatie bij deze activiteit ondergebracht. Activiteiten van Huisvesting en techniek zijn:

• Gebouwbeheer en onderhoud;
• Energiebeheer;
• Verhuizing;
• Verbouwing;
• Telefonie (techniek en infrastructuur).

Omdat het werk verschillend van aard is (in vorm, tijd, kosten, betrokken partijen) wordt projectmatig gewerkt.

Huisvesting en techniek krijgen enerzijds opdrachten in de vorm van werkorders van de servicedesk. Anderzijds heeft zij een eigen verantwoordelijkheid voor het beheer en onderhoud van zowel de gebouwvoorzieningen als de technische voorzieningen. Daartoe maakt zij ondermeer gebruik van projectmanagement, meerjaarse onderhoudsplanning, ruimtebeheer w.o. vlekkenplanning.

Huisvesting en techniek maken gebruik te kunnen maken van de volgende functionaliteit:

• Werkorders;
• Meldingen;
• Projectmanagement;
• Inventarisbeheer;
• Ruimtebeheer;
• Inkooporders;
• Kamerkaartjes;
• Werken met hand-held computers en barcodes (doorgeven van gereedmeldingen, werkorders uitvoeren etc);
• Onderhoudsmanagement/ verhuismanagement;
• Resourcemanagment

Inkoop en productenbeheer

Inkoop heeft een centrale ondersteunende rol bij alle inkoopactiviteiten van een organisatie.
Inkoopactiviteiten worden beheerd via een projectmanagementfunctionaliteit en een functionaliteit specifiek voor de aanvraag, bestelling alsmede inname, voorraadadministratie en levering van goederen. Ten behoeve van bestellingen kan een producten/diensten catalogus worden beheerd. In de praktijk vinden we dat organisaties op het gebied van inkoop vaak andere, specialistische softwarepakketten gebruiken.

De activiteiten die door een FMIS kunnen worden ondersteund:

• Projectmanagement van (aanbestedingen; inkoopondersteuning en advies;
• Aanvraag producten en diensten, bestellingen en voorraadadministratie van goederen;
• Beheer van contracten (contractmanagement) en leveranciers;
• Rapportages (zoals rapportages over doorlooptijden, personele inspanningen en leveranciersbeoordeling);

Inventarisbeheer

Inventarisbeheer vormt koppelingen tussen Inventariselementen en de Ruimten waar deze geplaatst zijn of de personen waaraan de elementen in bruikleen zijn gegeven. Vaak kan een FMIS gebruik maken van apparatuur als barcodereaders om een geautomatiseerde Inventarisbeheer eenvoudiger te maken. In geval van bijvoorbeeld een verhuizing zal de facilitaire medewerker eerst de in een ruimte aanwezige objecten scannen (met het ruimtenummer ook als barcode; om deze vervolgens weer "aan te melden" in een nieuwe ruimte.

Inventarisbeheer is een bijzonder diverse module op het gebied van informatieopslag.
Van een mobiele telefoon dienen bijv SIM-kaartnummer, PUK-code en abonnementsduur geregistreerd te worden, terwijl voor een ladekast enkel het type kast en de locatie van uitplaatsing van belang is. In het ideale geval biedt het FMIS verschillende "informatiemaskers" waarmee het mogelijk is per type inventariselement te configureren welke specifieke databasevelden ingevuld moeten worden.

Personenbeheer

Het beheer van medewerkers (onbepaalde tijd en in tijdelijke dienst) wordt vaak verzorgd vanuit een specialistisch systeem. Dit centrale systeem is meestal leidend voor alle systemen die gebruik maken van de persoonsinformatie van (tijdelijke) medewerkers.
Indien het niet mogelijk is dat het personenbeheer van het FMIS leidend is, wordt vaak een ‘eenrichtings’-koppeling gebouwd tussen beide systemen. Mutaties worden dan geleverd aan het FMIS. Het FMIS levert zelf dan geen persoonsgegevens aan. Daarbij wordt in het personenbeheer van het FMIS eigen namen worden ingevoerd. Dit is belangrijk voor personen waarvoor voorzieningen nodig zijn maar welke niet in dienst zijn van de organisatie (leveranciers/aannemers) dan wel uit dienst, maar reserveringen en meldingen blijven gearchiveerd.

Contractbeheer

Een FMIS Contractbeheermodule beschikt in het algemeen over de volgende functionaliteit:

• Registratie en bewaking van contracttermijnen
• Mogelijkheden tot het genereren van werkorders voor repeterende werkzaamheden (bijv preventief onderhoud)
• Inzichtelijk maken van de kostenramingen per contract en toetsing aan de daadwerkelijke uitgaven op basis van de opdrachten (werkorders).
• Koppelen van de contracten aan de Werkorders zodat afhandeltermijnen van de orders als basis kunnen dienen voor managementinformatie t.b.v. leveranciersmanagement.

Daarnaast kan een Contractbeheermodule ook als basis dienen voor het aanbieden van een contractregister, bijvoorbeeld voor werkzaamheden waarvoor raamcontracten zijn afgesloten kunnen overige organisatieonderdelen vaak hiervan profiteren.

De Contractbeheermodule maakt ook gebruik van andere FMIS componenten, zoals Personenbeheer voor de registratie van bijv de contractbeheerder, eigenaar van het contract en de contactpersonen van de leverancier.

Contractbeheer is in combinatie met Inventarisbeheer te gebruiken voor bijv de registratie van mobiele telecomproducten, zodat bij een eventuele contractwijziging, of overgang naar een andere leverancier, de bestaande gebruikers snel in kaart kunnen worden gebracht en voorzien worden van een nieuw exemplaar.

Noodzakelijke functionaliteit bevat ook het kunnen signaleren, en daarmee onder de aandacht van de contractbeheerder brengen, van mogelijke budgetoverschrijdingen of de afloop van een contractperiode. Hierop kan door de contractbeheerder actie ondernomen worden, het contract verlengen of beëindigen.

Het genereren van managementinformatie t.b.v. leveranciersmanagement vormt een steeds belangrijker onderdeel van het contractbeheer. Op basis van de koppelingen die binnen een FMIS mogelijk zijn, bijv met werkorders of reserveringen, is het mogelijk de doorlooptermijnen van deze orders op te splitsen (bijv, de order is heeft 1 uur bij de Servicedesk on-hold gestaan, leverancier heeft in 30 minuten uitvoering voltooid; waarbij deze gegevens gecompileerd kunnen worden tot prestatie-indicatoren welke getoetst kunnen worden aan de in de contractvoorwaarden overeengekomen prestatieafspraken.

Aangezien contractbeheer en financiële registratie van oorsprong niet direct een facilitaire kerntaak is, is er binnen een staforganisatie meestal reeds een financiele controllerafdeling aanwezig. Het valt aan te bevelen de informatieregistratie van de verschillende contractbeheerders zoveel mogelijk gelijk te trekken, indien mogelijk zelfs gebruik te laten maken van dezelfde ict-systemen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een registratiecode voor contracten overeen te komen, waardoor een facturatiesysteem eenvoudiger gekoppeld kan worden aan een contractregister. In dergelijke complexe koppelingen tussen verschillende afdelingen is het meestal noodzakelijk om naar externe data-analysetools (rapportagetools zoals Crystal Reports, of iReport) uit te wijken. Vaak zijn is de structuur van de verschillende systemen dusdanig afwijkend dat alleen door middel van een middleware oplossing samenvoeging bereikt kan worden.