FMIS

Tussen 2003 en 2004 hebben Hans de Raad en ik samen gewerkt aan de implementatie en inrichting van een FMIS. Onze ervaringen hebben uitgeschreven in enkele algemene ideeën over een FMIS.

Elk FMIS heeft afhankelijk van de software eigen specifieke eisen om in te richten. Maar in basis is een FMIS feitelijk een informatiemanagementsysteem. Een FMIS is een informatiesysteem waarbij de facilitaire processen worden ondersteund en beheerd met programma’s waarbij gebruik wordt gemaakt van een centrale database. In de centrale database zijn ondermeer persoonsgegevens, meldingen, gebouw, en activagegevens opgenomen. Meerdere functies en disciplines maken dus gebruik van één centrale informatiebron, waardoor zij realtime kunnen beschikken over statusinformatie aangaande het ondersteunde proces.De functies die over het algemeen beschikbaar zijn:

Hoe werkt een FMIS

Een praktijksituatie verduidelijkt het functioneren van een FMIS. Er komt een melding binnen die via de servicedesk module wordt aangenomen en ingevoerd. Tijdens de intake wordt gevraagd naar naam, locatie en aard van de melding. Uit de centrale database worden de gegevens zoals naam en bijbehorende locatie gezocht. Met behulp van standaard meldingen wordt bekeken of de melding een voorgeprogrammeerde workflow moet volgen. Nadat deze melding is geregistreerd verschijnt deze in werkorders waarmee o.a. een werkbon kan worden opgesteld danwel een workflow (bijvoorbeeld bij vergaderingen en catering) wordt gevolgd.

Aan de basis van elke FMIS liggen twee typen informatie in de database die minimaal gevuld moeten zijn. Dat zijn de locatiegegevens, zoals panden en kantoorruimten, en de personen/medewerkersinformatie. Een registratie wordt dan ook altijd voorzien van minimaal één van deze twee gegevens.

Over de centrale database

De database is opgebouwd uit gegevenstabellen met relaties daartussen. Elk gegeven is identificeerbaar aan de hand van een unieke code. Dat kan een ruimtenummer zijn, personeelsnummer, contractnummer enzovoort.

De kracht van een FMIS platform wordt voornamelijk ontleend aan de relaties die gelegd, en beheerd, kunnen worden. Door middel van een integraal gebruik van één centraal platform verzekert de facilitaire organisatie zich ervan te allen tijde actuele informatie ter beschikking te hebben. De verschillende disciplines binnen de organisatie dragen allen zorg aan het actualiseren van deze gegevens.

Vanuit een centrale database zijn alle gegevens voor benaderbaar (objecten, persoonsgegevens, ruimtes. Door middel van een rapportagegenerator zijn op maat samen te stellen rapportages beschikbaar. Hiermee wordt de gewenste managementinformatie binnen de verschillende organisatieonderdelen en voor het management gegenereerd. De voortgangsbewaking functionaliteit bewaakt of de gestelde doorlooptijden binnen projecten, werkorders en meldingen worden gehaald (of dreigen te worden overschreden).

Over client-serveromgeving

Een FMIS kan wel stand-alone werken maar eigenlijk is een dergelijke installatie alleen van nut voor zeer kleine organisaties (gemiddeld minder dan 5 fte; voornamelijk aangezien door deze keuze er een zeer beperkte toegang mogelijk is voor de verschillende medewerkers tot het FMIS, een integrale benadering is hiermee dan ook eigenlijk niet mogelijk.

Client-server modellen zijn in diverse vormen beschikbaar, variërend van web-based (op internettechniek gebaseerde) systemen tot rich-client applicaties. De opkomst van draagbare apparatuur, PDA's e.d., dragen bij aan de wens om informatie realtime in meerdere formaten aan te kunnen bieden en tevens te kunnen bewerken.

Door een intelligente toepassing van de verschillende technieken die ter beschikking staan is het bijvoorbeeld steeds eenvoudiger geworden om verschillende panden over eenzelfde FMIS platform te laten beschikken.

Ook is het mogelijk om tot op zekere hoogte via een web-based omgeving derden toe te laten in het systeem om hen toegang te geven tot bepaalde functies. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld online vergaderzaalreserveringen.

Koppelingen met andere systemen

Een FMIS heeft over het algemeen verschillende koppelingen gebouwd met andere systemen. Voorbeelden zijn de generieke rapportagetools waarbij gegevens uit het FMIS worden gebruikt voor managementrapportages, tekeningen uit het CAD/CAM systeem die de basis vormen voor ruimtebeheer binnen het FMIS en de levering van gegevens uit het de centrale database van medewerkers.