Over management domeinen in het DID model (24 juli 2021)

De managementdomeinen binnen DID

De vier ‘ druppels’ aan de buitenzijde van het framework die bij de punt over elkaar heen liggen, zijn de vier managementdomeinen: governance, strategie (strategy), verbetering (improvement en operatie (operation). Samen vormen ze het operationeel model in de organisatie.

Governance

Informatiemanagement binnen organisaties zonder dat is nagedacht over de kaders is vaak erg duur en zinloos. Immers, als alles mag, is informatiemanagement dan wel nodig. Binnen DID is Governance het domein binnen de organisatie waarin beleid wordt opgesteld over informatie diensten. Denk bijvoorbeeld aan wie waarvoor verantwoordelijk is, welke standaarden (verplicht) worden gehanteerd, welke afspraken worden gehanteerd voor data delen, de uitgangspunten voor sourcingsbeleid (wat doen we zelf, wat laten we door anderen doen) en technische interoperabiliteit.  Als het over informatie gaat is het al snel abstract en helpt het om een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk te gebruiken over om de consequenties van governance zichtbaar te maken. Afspraken over de voltage (stroom van 220V), breedte van de wegen (en daarmee de ruimte die fabrikanten hebben voor consumenten wagens) en bijvoorbeeld afspraken over internet. Stel je voor dat er geen afspraken zijn over de manier waarop leveranciers data moeten aanleveren of wie wel of geen toegang heeft tot applicaties. De chaos is niet te overzien. Daarmee faciliteert goede besluitvorming over informatiebeleid effectiviteit en efficiency binnen organisaties. Het beschrijven van deze informatievraagstukken in een taal die op managementniveau wordt begrepen is essentieel voor succes. Governance vraagt besluitvorming: dit doen we wel, dit doen we niet. Deze keuzes inzichtelijk maken is een uitdaging op zichzelf.

Strategie

De informatieprincipes zoals die voortkomen uit de beleidsbeslissingen (gemaakt in het management domein Governance, moeten praktisch en meetbaar worden gemaakt. Kortom, je kunt wel zeggen dat een bepaalde data-standaard of uitwisselingsprotocol willen hanteren, maar dan moeten we er ook voor zorgen dat dit kan. Binnen het managementdomein in DID gaat het precies hierom. Wat zijn de strategische informatievraagstukken voor de komende tijd, welke maatregelen willen we nemen om deze aan te pakken en welke middelen zijn hiervoor beschikbaar. Vaak is een strategiedocument prachtige proza wat eerder het karakter heeft van wensdenken dan haalbaar en realistisch. Kortom, alles wat je wilt vastgelegd in informatie -uitgangspunten moet worden vertaald in concrete maatregelen, bijvoorbeeld een business architectuur of een concrete aanbestedingsstrategie waaruit duidelijk blijkt wat ‘zelf doen’ in de eigen organisatie betekent. De strategie heeft daarom ook betrekking op hoe bijvoorbeeld een informatieservice (of dienst) voor hoe bijvoorbeeld een informatieservice (of dienst) voor informatiediensten worden beheerd en (verder) wordt ontwikkeld, nu en in de nabije toekomst. Denk bijvoorbeeld aan jouw planningssysteem of ordersysteem. Vrolijk wordt je niet als je een aanmaning krijgt voor een factuur die je al lang hebt betaald of een bestelling niet ontvangt terwijl je hiervoor al twee keer hebt gebeld met klantenservice. Zonder uitgangspunten en randvoorwaarden is een strategie gebouwd op los zand. Op het moment dat bestuur gaat vragen welk probleem een bepaalde strategie gaat oplossen dan weet je hoe laat het is.

Verbetering

Geen enkele strategie is zomaar plotseling geïmplementeerd behalve ’in het sprookje ‘De geest uit de lamp’. In het echt moeten we de handen uit de mouwen steken. Maar het betreft niet alleen nadenken en voorbereiden van de implementatie van acties die voortvloeien uit strategie. Het gaat ook over het verbeteren van bestaande informatiediensten door aanvullende functies of door verlaging van kosten. Daarover gaan de activiteiten die plaatsvinden in het Verbeteringsdomein. Een goede voorbereide implementatie betekent dat je van te voren nadenkt over ontwerp en implementatie en goed voorbereid. Dominante activiteiten in dit domein hebben betrekking op de analyse van de behoeften en gewenst specificaties, kortom, het ontwerpen en verbeteren van services die business echt nodig heeft om geld te verdienen of diensten te leveren die aansluiten bij het bestaansrecht van de organisatie. De focus ligt dus op verbeteringsinitiatieven op het gebied van data, het gebruik van de services (de informatiediensten) binnen de organisatie, met name de business en een optimale match tussen beschikbare technologie die maakt dat de gewenste business services worden gerealiseerd.

Operatie

In de operatie wordt gezorgd dat wat is afgesproken ook wordt geleverd. Zonder operatie wordt geen dienst geleverd, wordt geen winst gemaakt en is elke verbeteringsmaatregel, strategie of governance gebaseerd op lucht. Je kunt een prachtig bedrijfsplan maken maar als je geen klanten krijgt heb je er niets aan. Als we het hebben over het Operatie management domein denken we ook aan ‘LEAN’. Het is niet voor niets dat methoden om processen efficiënt(er) in te regelen zo populair zijn. Processen voor informatiemanagement moeten aansluiten op de processen van de operationele IT dienstverlening. Dus het is niet verrassend dat ze erg lijken lijken op de veel gebruikte ITIL gedefinieerde processen. Maar vergis je niet. De behoefte van de organisatie is uitgangspunt. Het gaat niet om de applicatie maar wat business kan bereiken met de applicatie. Als dit niet bijdraagt aan de kerntaak, bijvoorbeeld een grotere markt, hogere klanttevredenheid of betere dienstverlening dan voegt de informatiedienst en onderliggende applicatie geen waarde toe. Gebruikersvragen voor informatiemanagement hebben betrekking op gewenste functionaliteit, nieuwe toepassingen, slimmer gebruik, et cetera. Zonder randvoorwaarden en beleidsuitgangspunten, strategie of verbetering is er weinig richting voor de operatie om deze klanteisen in te vullen. Het gevolg laat zich wederom raden: anything goes

Operationeel model

Deze vier domeinen vormen het voortbrengingssysteem of voortbrengingsproces van organisaties. Hiermee wordt de missie gerealiseerd, althans dat is wel de bedoeling. En daarom noemen we deze vier domeinen samen het operationeel model. Je moet het natuurlijk wel invullen naar je eigen organisatie. De samenhang van de vier management domeinen volgt de logica die reeds in de jaren vijftig van de vorige eeuw is bedacht: de verbeteringscirkel bekend als Demingcirkel. Uiteraard kun je deze verbeteringscyclus op overal toepassen, als een mastroeska: zowel de samenhang tussen de managementdomeinen als binnen de domeinen en nog gedetailleerder: op het niveau van processen en activiteiten.